In iedere zorgorganisatie en ieder ziekenhuis worden dagelijks repetitieve registratietaken en -processen uitgevoerd om zorg te kunnen leveren aan patiënten. Denk bijvoorbeeld aan contractmanagement, financiële registratie, HR of IT processen. Allemaal taken en processen die de zorgverlening niet in de weg zouden moeten staan, maar die regelmatig als verstorend ervaren worden. Hier is ruimte voor procesoptimalisatie.
Bijvoorbeeld het registreren en declareren van de geleverde zorg door middel van DBC’s, waarbij er veel fouten op kunnen treden. Deze moeten vaak later (met behulp van de zorgprofessional) uitgezocht worden en kosten dan vaak veel tijd. De processen zijn ondersteunend, maar vaak door alle afwijkingen en uitzonderingen een zwakke plek in de organisatie. Heb je het gevoel dat deze processen eigenlijk te veel inspanning vragen of veel afwijkingen hebben? Onderstaande blog over procesoptimalisatie in de zorg kan je helpen hier verbetering in aan te brengen.
Selecteer een proces voor procesoptimalisatie
Vaak is wel bekend of een proces verbeterd kan worden (natuurlijk kan ieder proces altijd beter! 😊). Maar in sommige gevallen merk ik dat organisaties het moeilijk vinden een keuze te maken. Verschillende processen kunnen beter, maar er is vaak beperkte capaciteit om een proces te verbeteren. Het draait dan om de vraag: Hoe selecteer je het proces met de meeste potentie voor procesoptimalisatie?
In het selecteren van het juiste proces kan Process Mining uitkomst bieden. Op basis van een globale analyse van de verschillende processen geeft Process Mining een indicatie van het verbeterpotentieel door antwoord op de volgende vragen; Wat is de gemiddelde doorlooptijd en de spreiding? Uit hoeveel activiteiten bestaat het proces? Wat is de gemiddelde wachttijd in het proces? Hoeveel overdrachtsmomenten zitten er in het proces? Op basis van deze antwoorden kun je een beter onderbouwde keuze maken voor het proces dat je wil verbeteren!
Analyseer het proces
Zodra je bepaald hebt welk proces je onderhanden wil nemen is de volgende stap om een zo accuraat mogelijk inzicht te krijgen in het proces. In de praktijk zie ik dat er vaak te weinig tijd aan de analyse wordt besteed. Betrokkenen weten al waar het probleem zit en hebben vaak ook al een oplossing. Het is natuurlijk fantastisch als er al ideeën voor verbetering zijn, maar met een goede analyse baseer je je op feiten in plaats van meningen en gevoelens van betrokkenen. Ik maak eigenlijk in ieder traject mee dat betrokkenen verrast zijn door de resultaten van de analyse. De reacties variëren van “We wisten dat het een probleem is, maar zo groot hadden we niet verwacht!” tot “Dat is totaal anders dan ik had gedacht”.
Met behulp van Process Mining brengen we exact in kaart hoe het proces loopt, waar knelpunten zitten en welke afwijkingen vaak voorkomen. Je ziet direct wat je aan moet pakken om het proces beter te laten verlopen. Daarnaast geeft Process Mining je inzicht in welke afdeling, medewerker en discipline bij welke stap betrokken is. Je ziet direct ook vertragingen en wachttijden in de processen.
Om verbeteringen aan te brengen in het proces is het niet alleen van belang om de knelpunten te weten, maar ook om vast te stellen wat het resultaat van het proces moet zijn. Welke stappen in het proces dragen daar echt aan bij en heb je nodig? Welke stappen zijn overbodig voor procesoptimalisatie?
Daarnaast kun je met Process Mining inzicht krijgen in de beste en in de slechtste uitvoeringen van het proces. Wat kun je daarvan leren? Zijn er bepaalde uitzonderingen die voor verstoring zorgen en kunnen we die voorkomen? Of zijn er misschien slimme manieren van werken die nog niet met iedereen gedeeld zijn?
Verbeter het proces
Op basis van de analyse heb je een goed beeld van de knelpunten en problemen die je wil oplossen in het verbeterde proces. In sommige gevallen heb je ook al best-practices geïdentificeerd die zich al in de eigen praktijk bewezen hebben. Het aardige van de ondersteunende processen is dat deze niet uniek zijn voor een zorgorganisatie of ziekenhuis. Je kunt dus ook heel makkelijk inspiratie ophalen bij andere (niet-zorg) organisaties. Deze inspiratie zal waarschijnlijk geen oplossing opleveren die je 1-op-1 kunt overnemen maar met wat aanpassingen kunnen ze een goede verbetering zijn.
In sommige gevallen vraagt de verbetering een investering op basis van een business case. Door het gebruik van Process Mining in je analyse kun je exact kwantificeren welke besparingen met de verbetering gerealiseerd worden. Je hebt dus alle ingrediënten voor de business case voorhanden. Maar zelfs als er geen noodzaak is voor een business case is het kunnen onderbouwen van de besparing natuurlijk goed om te doen!
Nadat je alle verbeteringen hebt geïdentificeerd en uitgewerkt kun je met de implementatie aan de slag. In de praktijk zie ik vaak dat dat iteratief gaat. We werken niet alles tot in details uit maar implementeren verbeteringen en passen op basis van ervaring aan. Ook hierin is Process Mining een waardevolle techniek. Door bijvoorbeeld wekelijks de systemen te minen kun je goed zien wat het effect van de verbeteringen is. Voldoet het aan de verwachtingen? Zie je afwijkingen of veranderingen waar je op in moet spelen?
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder is een technologie ondernemer en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht, Avans Hogeschool en Business University Nyenrode.
Recente reacties