Process Mining software is uitermate geschikt voor alle soorten data die organisaties hebben. Bijna ieder systeem heeft data die bij je Process Mining traject van belang kan zijn. Als je toch opzoek bent naar tekortkomingen van deze techniek dan moet je denken aan data die niet gedocumenteerd of vastgelegd is of bestaat buiten systemen.
Denk hierbij aan volledig papieren administratie, mondelinge afspraken, krabbels op notitieblocs of andere informatie die niet digitaal beschikbaar is. Gelukkig komen er ook steeds meer technieken beschikbaar die geschreven documenten om kunnen zetten naar tabellen zodat je vervolgens kunt gaan minen.
Ook systemen als e-mail, Word, Excel en dergelijke zijn niet of lastig te minen. Bij e-mail is de beperking niet technisch maar is het verband tussen e-mails niet op basis van een algoritme vast te stellen. Voor Word en Excel geldt dat je dit wel weer zinvol zou kunnen minen in de context van Office 365 en SharePoint. Dan kun je inzicht krijgen in de levencyclus van de bestanden en hun rol in de processen.
Goud zoeken in je IT landschap
Een leuke annalogie over Process Mining die ik enkele jaren geleden tegenkwam is die van de goudzoeker. Stel je voor dat je in een goudmijn werkt en een mooie goudader hebt gevonden. Hieromheen staan vaak veel stenen die geen of minder waarde hebben. De mijnwerker zal al deze waardeloze stenen moeten weghakken voordat hij bij zijn waardevolle goud kan komen. Dit is vergelijkbaar met de Data Scientist die aan het Process Minen is. Het te minen proces is de goudader maar om daar te komen moet je eerst veel stenen weghakken (data).
De kracht van Process Mining software is dat het alle data die er is, uit verschillende systemen in verschillende formaten, verwerkt zodat jij aan de slag kunt gaan met het proces! Stel je voor dat de goudzoekers een vergelijkbare tool hadden gehad, dat had het leven een stuk makkelijker gemaakt!
Om goed te begrijpen hoe je om moet gaan met je data in een Process Mining traject kun je er het beste vanuit twee invalshoeken naar kijken. Datatypen zoals CSV, XES, XML, SQL, Excel, ODBC en bijvoorbeeld PBIX. Daarnaast heb je systemen zoals je CRM, ERP, BPM en Architectuur programma’s. Door de data preparatie aan te pakken vanuit deze twee invalshoeken kan iedere Process Miner snel analyseren welke systemen en datatypes er binnen de organisatie zijn en waar Process Mining waarde kan toevoegen. Zie het als een middel om het goud binnen jouw organisatie op te sporen.
Welke systemen zijn geschikt voor Process Mining?
Bij de start van bijna ieder project krijgen wij de vraag: ‘kan MonkeyMiner overweg met data uit systeem XYZ’. Meestal hebben we praktijkvoorbeelden van andere klanten die al met een soort gelijk systeem en Process Mining werken. Maar in feite kunnen we deze vraag altijd met JA beantwoorden. Op het moment dat er sprake is van een systeem of data kun je Process Minen.
Veel organisaties starten met het ERP systeem om te minen. Denk hierbij aan SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Afas of Exact. ERP software is vaak uitgebreid en complex en loopt als een rode draad door organisaties. Ook zien we dat deze systemen lang niet meer alleen maar door backoffice functies worden gebruikt maar ook door afdelingen als bijvoorbeeld verkoop en marketing. Een mooie bron om inzichten over de organisatie verkrijgen en bedrijfsprocessen te analyseren.
Voordat je start met het Minen van het ERP systeem is het aan te raden om een onderzoeksvraag op te stellen en gesprekken aan te gaan met de stakeholders van het vraagstuk. Vraag hierbij expliciet naar systemen die ze allemaal gebruiken voor hun werkzaamheden. Mij valt vaak op dat specifieke rollen of afdelingen naast de standaard systemen nog eigen tools of programma’s hebben om de werkzaamheden goed af te handelen. Je kunt hiervoor ook onze Proof of Concept aanpak kunnen gebruiken.
Wil je meer weten over Process Mining?
Schrijf je in voor onze gratis Masterclass Process Mining.
Waarom starten met Process Mining met ERP systeem?
Een van de redenen waarom afdelingen dit doen is omdat ERP systemen vaak zo belangrijk zijn dat er weinig ontwikkeling op het systeem is of dat vervangen door een nieuwere versie een dermate grote operatie is dat veel organisaties dat niet aandurven. Dit maakt de systemen inflexibel en hierdoor sluiten ze vaak niet meer aan bij de behoeftes die er leven bij de medewerkers.
Dit zet ze aan om werkzaamheden buiten het ERP systeem op te pakken. Deze werkzaamheden zijn essentieel voor het Process Mining project. In verschillende trajecten heeft dit naast verbeteringen ook een business case opgeleverd om wel over te gaan naar een nieuwe versie of aanvullende module van het systeem!
Op welke applicaties kan ik Process Mining toepassen?
Wij hebben een lijst gemaakt met systemen die vaak worden gebruikt in combinatie met MonkeyMiner. Dit zijn slechts veel gebruikte systemen. Als je benieuwd bent naar het Process Minen van een systeem dat niet in de lijst staat is de kans groot dat we hier wel ervaring mee hebben. Neem dan gerust contact met ons op!
ERP systemen
• Microsoft Dynamics
• Exact
• Epicor
• IFS
• Afas
• SAP
• Infor M3
• NetSuite
• Sage
• Syspro
• IQMS
IT systemen
• TOPdesk
• ServiceNow
• Marval
• Atlassian JIRA
• BMC Helix
• ServiceDesk Plus
• Trello
EPD systemen
• Epic
• Chipsoft (HiX)
• Curasoft
• CSC care Solutions
• Nexus ZIS
• Norma EPD
CRM & Marketing systemen
• Salesforce
• Hubspot
• Sugar CRM
• PerfectView
• Pipedrive
• SAP CRM
• Oracle Engagement
• Sage CRM
• Google Analytics
• Magento
• Marketo
BPM systemen
• Nintex
• TIBCO
• Pegasystems
• Mendix
• Outsystems
• BiZZdesign
• QPR
Overheid systemen
• Centric
• Pinkroccade
• GouwIT
• Squit (Roxit)
Met welke data begin je?
Bij de meeste Process Mining vraagstukken begint de data preparatie bij het stellen van prioriteiten. Welk systeem is het belangrijkste om inzicht te krijgen in het proces. Mensen associëren de systemen waarmee ze werken met het proces dat ze uitvoeren. Echter als Process Mining expert richt je je op de dataformaten die uit deze systemen komen.
Zoals aangegeven kun je praktisch ieder systeem gebruiken voor Process Mining of het nu gaat om een ‘mainstream’ pakket, een nichesysteem of verouderde IT. Vanuit alle systemen kun je de data halen en gebruiken, mits deze in het juiste formaat staat. Hierdoor kun je beginnen bij het systeem dat de meeste impact heeft en niet opzoek hoeft te gaan naar het meest geschikte IT systeem.
Data formaten die geschikt zijn voor Process Mining zijn: CSV, XES, XML, SQL, Excel, ODBC en PBIX nog veel meer. Dit maakt de lijst van geschikte programma’s en systemen voor Process Mining eindeloos lang en kun je zelfs Microsoft SharePoint, Twitter, Facebook, Dropbox, etc. minen.
Aan de slag met Process Mining
Als je een vraagstuk hebt geïdentificeerd, de gebruikte systemen inzichtelijk hebt gemaakt en deze systemen hebt geprioriteerd ben je eigenlijk klaar om te gaan Process Minen. Een logische stap zou een Proof of Concept zijn waarbij je gaat kijken of de analyse functionaliteit in de software je helpt bij het oplossen van business vraagstukken.
Als je hulp nodig hebt bij het opzetten van een PoC of toch ondersteuning kunt gebruiken bij data preparatie kun je uiteraard met ons team contact opnemen. Als je klaar bent om je data te gaan minen adviseer ik je om onze software aan te vragen en een proef te gaan uitvoeren.
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder is een technologie ondernemer en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht, Avans Hogeschool en Business University Nyenrode.
Recente reacties