Financiële processen zoals Order to Cash of Purchase to Pay zijn perfecte processen om Process Mining op toe te passen. Ze hebben een hoog volume, zijn complex door het aantal betrokken partijen, afdelingen en medewerkers en daarnaast zouden ze redelijk gestandaardiseerd en uniform moeten zijn. Maar belangrijkste punt is waarschijnlijk dat ze draaien om geld en van groot belang zijn voor de organisatie. In andere blogs heb ik meer verteld over de toegevoegde waarde van Process Mining voor Purchase to Pay en Order to Cash. In dit blog schets ik de drie fases waarin je het gebruik van Process Mining op Order to Cash kunt toepassen.
Ontdek het Order to Cash as-is proces
Op basis van de logfiles van het financiële systeem genereert Process Mining tools automatisch een procesflowdiagram van het Order to Cash proces. In het procesflowdiagram worden de verschillende stappen en routes door het proces zichtbaar. Het is heel gemakkelijk om ongewenst gedrag op te sporen, zoals bepaalde stappen die worden overgeslagen of stappen die meer dan eens voorkomen (rework). Daarnaast geeft Process Mining software kwantitatieve informatie over het proces. Niet alleen hoe vaak bepaalde stappen worden uitgevoerd, maar ook de doorlooptijd, bewerkingstijden en wachttijden. Je kunt in één oog opslag zien welke processtappen de meeste tijd in beslag nemen in het Order to Cash proces.
De doorlooptijd- en variatieanalyses van Process Mining tools zijn zeer effectief om erachter te komen wat de belangrijkste problemen zijn. Denk hierbij aan bijvoorbeeld late betalingen. Met behulp van Process Mining software is het gemakkelijk om te zien waar deze problemen zich voordoen. Daarnaast geeft het inzicht in hoeveel variaties het proces heeft en waar je je verbeteringsinitiatieven op moet richten. Tenslotte vormt het as-is proces een uitstekende benchmark om het effect van verbeteringen direct zichtbaar te kunnen maken.
Inzicht in hoofdoorzaken van de problemen in het Order to Cash proces
Nadat je een overzicht hebt gekregen van het proces en de procesprestaties van Order to Cash kun je de aanvullende analyses in Process Mining software gebruiken om de oorzaken te vinden. Op basis van een Root Cause-analyse krijg je inzicht in de oorzaken die bijdragen aan de problemen. Je kunt denken aan patronen in de tijd, planning van resources of de rol van de klant in het proces. Door de meest invloedrijke oorzaken te identificeren kun je gericht met verbetering aan de slag.
Natuurlijk is het goed om op basis van de oorzaken na te denken over oplossingen. Maar de ervaring leert dat een deel van de oplossingen al in het huidige proces zitten. Met welke klanten gaat het altijd goed? Voor welke producten hebben we geen problemen? Welke afdelingen en collega’s zorgen voor het meest soepele verloop van het proces? Door een analyse te maken van de best practices ontdek je manier van werken die efficiënter en effectiever zijn. Het mooiste is dat deze best practices in te voeren zijn zonder enige aanpassing, ze werken nu ook al!
Volg verbetering in het Order to Cash proces
Het is essentieel voor elke verbetering om de effecten te monitoren. Monitoring is belangrijk om ervoor te zorgen dat de genomen initiatieven succesvol geïmplementeerd worden en resultaten zichtbaar worden.
Je kunt daarbij denken aan standaard KPI’s als tijdig betalen, SLA-naleving, snelheid van orderwijzigingen, first-time-right en doorlooptijden van verschillende stappen. Daarnaast helpt Process Mining software je om grip te krijgen op de implementatie van de verbeteringen. Je kunt direct zien of de verbeterde manier van werken wordt toegepast en waar nodig bijsturen. Ook eventuele onvoorziene situaties zie je direct en kun je op inspelen.
Door de implementatie te monitoren en inzicht te geven in de resultaten van de verbetering leg je direct de basis voor verder optimalisatie van het Order to Cash proces.
Om samen te vatten: je kunt de MonkeyMiner Process Mining software inzetten om inzicht te krijgen in het Order to Cash proces en zo het proces effectief verbeteren en optimaliseren!
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder is een technologie ondernemer en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht, Avans Hogeschool en Business University Nyenrode.
Recente reacties