De zomer is vaak een mooie periode om na te denken over de stappen die je na de vakantie tot het einde van het jaar wil zetten. Een van de initiatieven waar in veel organisaties over gesproken en gedacht wordt is RPA ofwel Robotic Process Automation. Dit is het inzetten van bots in processen.
Mogelijk twijfel je nog of je mee moet doen in de “hype” van RPA, maar de echte vraag is waar te beginnen. Hoe kun je processen identificeren die geschikt zijn voor RPA en aan de andere kant processen eruit filteren waar het inzetten van bots weinig waarde heeft.
We hebben een lijst samengesteld met 7 vragen die je helpen in het vinden van de processen die uitermate geschikt zijn voor RPA.
1. Heb ik voor dit proces echt bots nodig?
Dit is natuurlijk een basale vraag maar wel een die vaak wordt overgeslagen. “Laten we een bot inzetten omdat dit proces te lang duurt, veel mens kracht kost en slechte kwaliteit levert!” Maar soms zijn optimalisaties van het bestaande systeem, vernieuwing van een verouderd systeem of het ontwikkelen van een goede koppeling voldoende. Dan is een bot niet de oplossing maar eerder een lapmiddel. Vaak leidt dat tot een weinig robuuste oplossing, waardoor problemen terug blijven komen en je je bot continu moet aanpassen.
2. Kun je het proces misschien eerst verbeteren?
Slecht werkende processen zullen niet verbeteren, zelfs niet wanneer bots worden ingezet. Sterker nog, RPA zal de fouten en problemen die al bestaan nog verder uitvergroten. Dit is waarschijnlijk niet de manier waarop je jezelf met RPA in de picture wil spelen. Ons advies optimaliseer eerst het proces en kijk daarna pas naar een bot. Oud gezegde uit de IT luidt niet voor niets “eerst optimaliseren en dan automatiseren”.
3. Wat is de impact van het proces op het bedrijf?
Om echt het verschil te maken en iedereen aan boord te krijgen, wil je indruk maken op de belangrijkste stakeholders met het eerste RPA initiatief. Denk dus aan processen die echt van invloed zijn op de dagelijkse activiteiten en die in grote hoeveelheden plaatsvinden, en tastbare resultaten behalen, zoals het verkorten van het inkoopproces van 5 dagen naar 1 dag.
4. In hoeverre zijn medewerkers bij het proces betrokken?
Als het proces te complex is en veel menselijke input en complexe menselijke besluitvorming nodig heeft om tot een goed resultaat te komen, is er niet veel ruimte voor automatisering. RPA kan dan zeker een hulpmiddel zijn om een deel van het werk te doen zodat de betrokken medewerkers zich kunnen focussen op de besluitvorming. Maar gaat dit echt het verschil maken en zorgen dat iedereen aan boord is voor RPA?
Meer weten over Task Automation met Process Mining?
Aan de slag met Task Automation? Hoe kan Process Mining je helpen?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
5. Is het proces duidelijk gedefinieerd?
Onduidelijke, onzekere processen met veel afwijkingen en varianten maken het inzetten van de bots vrijwel onmogelijk. Zorg eerst voor een goed inzicht in het proces. Op basis daarvan kun je bepalen of en op welke punten een bot het verschil kan maken.
6. Wijzigt de gebruikersinterface van de ondersteunende applicatie in het proces regelmatig?
Zo ja, hoe vaak? RPA is gebaseerd op schermschraaptechnologie en repliceert alles wat een menselijke werknemer op het scherm doet – een e-mail openen, informatie kopiëren, inclusief bijlage. Als je een bot programmeert en vervolgens een knop zelfs maar een klein beetje aanpast, werkt deze niet meer en moet ook de bot weer aangepast worden.
7. Is het proces gestandaardiseerd?
Om bots goed te kunnen ontwerpen en inzetten in uw activiteiten, moet het proces gestandaardiseerd zijn. Als medewerkers op heel verschillende manieren werken loopt je RPA initiatief risico. Tenzij je zeker weet dat er één manier van werken is die altijd werkt en tot het gewenste resultaat leidt.
Starten met RPA!
Op basis van deze vragen kun je vaststellen of een proces zich leent voor RPA. Daarnaast helpt het beantwoorden van deze vagen je om van RPA een succes te maken. Je kunt deze vragen natuurlijk proberen beantwoorden vanuit bestaande inzichten, informatie en kennis in de organisatie maar daarmee loop je een risico. In de praktijk blijken processen helemaal niet zo gestandaardiseerd of geoptimaliseerd als de betrokkenen denken. Wil je deze vragen beantwoorden op feitelijke informatie en data uit de organisatie dan is het inzetten van Process Mining een must.
Dus wil je van RPA een succes maken; start met Process Mining om het juiste proces te vinden! Je kunt laagdrempelig kennismaken met RPA & Process Mining tijdens onze gratis masterclass. Schrijf je hier in.
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder is een technologie ondernemer en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht, Avans Hogeschool en Business University Nyenrode.
Recente reacties