Het Purchase to Pay, Procure to Pay of P2P afgekort is eigenlijk een eenvoudig proces. Je hebt in de organisatie iets nodig en koopt het. Toch blijkt het in de praktijk een stuk ingewikkelder. Organisaties betalen te veel voor de inkoop, medewerkers en leveranciers raken gefrustreerd. Het P2P raakt veel afdelingen, raakt het financiële reilen en heeft invloed op leveranciersrelaties.
Een goed P2P proces zorgt niet alleen voor de juiste inkoop op het juiste moment maar draagt ook bij aan een gezonde cashflow, goede leveranciersrelaties en scherpe prijzen.
Purchase to Pay en de verschillende rollen
In principe heb je in een P2P proces een aantal generieke rollen:
De medewerker die een product of dienst nodig heeft start dit proces. Dit kunnen goederen zijn maar ook bijvoorbeeld een nieuw CRM systeem om het bestaande systeem te vervangen. De medewerker heeft meestal veel kennis van de gewenste functionaliteit die nodig is maar heeft minder verstand van prijzen, condities en voorwaarden.
De inkoper die uitgebreide kennis heeft van inkopen en leveranciersmanagement. De inkoper zal proberen leveranciers te vinden die aan alle gestelde criteria voldoen. Daarna volgt er een proces conform het intern inkoopbeleid waarvan de meeste medewerkers van de organisatie misschien niet eens van op de hoogte zijn. De inkoper is een expert in inkoop, maar minder in de financiële afwikkeling en mogelijkheden.
De financiële expert heeft op zijn beurt veel verstand van de financiële kant van de inkoop. Welke mogelijkheden zijn er met betrekking tot betalings- en afrekenmodellen? Hoe heeft dit impact op de financiële boekhouding? Hoe moet doorbelasting in de organisatie plaatsvinden? Ook de financiële expert dient betrokken te worden om tot afspraken de komen met de leverancier.
Zodra alle betrokkenen het eens zijn en er overeenstemming is over de aankoop kan het daadwerkelijke proces van levering en betaling worden gestart.
Complexiteit Purchase to Pay
Dat lijkt redelijk eenvoudig met drie rollen maar in de praktijk zijn er natuurlijk veel meer medewerkers betrokken. Er moeten managers akkoord geven op bepaalde stappen. Er is een controle of de aankoop die men voor ogen heeft past in de vastgestelde budgetten. Daarnaast zijn er vaak verschillende varianten van het inkoopproces. Je kunt je voorstellen dat het proces om een nieuw CRM systeem aan te schaffen anders zijn dan het proces om de voorraad van de bedrijfskantine aan te vullen.
De verschillende varianten van het proces maakt het uiteindelijk complex. Daarnaast heb je te maken met meerdere betrokken afdelingen en verschillende systemen. Het risico van miscommunicatie, fouten en rework is groot.
Process Mining geeft inzicht in het proces en maakt de weg vrij voor een vlotte en soepele communicatie tussen afdelingen. Door het proces te visualiseren kun je inefficiënte & ineffectieve stappen uit het proces halen. Voor alle betrokkenen wordt inzichtelijk wat de behoeften en de beperkingen in het proces zijn en de manier van werken.
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder is een technologie ondernemer en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht, Avans Hogeschool en Business University Nyenrode.
Recente reacties