In mijn vorige blog heb ik je mee genomen hoe je samen kunt werken binnen jouw organisatie om het Purchase to Pay proces te verbeteren. In deze blog leg ik je uit hoe je met Process Mining het proces kunt automatiseren.
Wat te doen na inzicht in Purchase to Pay proces? RPA?
Als je inzicht gekregen hebt in het P2P proces met Process Mining kun je na gaan denken over verbeteringen van dat proces. In de praktijk zien we vaak dat het automatiseren met Robotic Process Automation (RPA) veel wordt toegepast. Erg handig om repetitief handmatig werk door een robot te laten uitvoeren zodat de medewerkers zich kunnen concentreren op kennisintensieve en hoogwaardige taken. Daarnaast zorgt een robot ervoor dat de taken iedere keer exact op dezelfde manier worden uitgevoerd. Dat voorkomt slordigheden bij het overzetten van data of het over het hoofd zien van zaken.
Een valkuil die we vaak tegenkomen is dat slecht ingerichte processen of taken door een robot worden overgenomen. Er is een neiging om “vervelende” taken of taken die voor medewerkers frustrerend zijn te willen automatiseren. De meest frustrerende stap, eenmaal geautomatiseerd, levert niet noodzakelijk de meeste besparingen op.
Purchase to Pay analyseren met Process Mining
Process Mining is in staat het P2P proces te analyseren en de oorzaken van problemen te identificeren. Op basis daarvan kun je eerst een optimale inrichting van het proces ontwerpen voordat je gaat automatiseren. Tijdens de implementatie van het verbeterde proces kun je met Process Mining monitoren of het proces volgens plan wordt uitgevoerd of dat er nog verdere optimalisaties mogelijk zijn.
Blijkt het P2P proces goed ingericht, dan kan Process Mining je helpen om de te automatiseren stappen met RPA te identificeren. Inkooporders die handmatig worden afgesloten of facturen met een lage waarde die inefficiënte goedkeuringsfasen doorlopen, kunnen geschikt zijn voor RPA. Ook daarbij kun je het succes van je implementatie monitoren met Process Mining. Doet de robot wat hij zou moeten doen? Zie je verstoringen elders in het proces? Zo kun je continu grip houden op het proces en stap-voor-stap verbeteren of aanpassen aan nieuwe omstandigheden.
Optimaliseren van de Cashflow
Op het moment dat je het P2P proces goed onder controle hebt en het proces voorspelbaar is, kun je na denken over het optimaliseren van de cashflow op basis van het proces. Het P2P proces zorgt ervoor dat er veel geld de organisatie uitstroomt. Noodzakelijk, maar je wil natuurlijk niet te vroeg en niet te laat betalen. Door leveranciers zo laat mogelijk te betalen en te zorgen dat je Order to Cash proces zorgt voor snelle betaling door klanten kun je zorgen dat je organisatie een optimale kaspositie heeft.
Process Mining identificeert deze inefficiënties in de workflow die kunnen leiden tot te snelle of te late betaling. Je kunt alle facturen inzichtelijk maken die onnodig vroeg worden betaald en omgekeerd, die te laat worden betaald. Dat laatste zorgt voor irritatie bij je leveranciers, wellicht boetes of aanmaningen. Het kan er ook toe leiden dat door je betaalgedrag leveranciers striktere en minder gunstige afspraken willen maken.
Meer weten over Process Mining in een Purchase to Pay context? Geef je op voor onze gratis masterclass.
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder is een technologie ondernemer en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht, Avans Hogeschool en Business University Nyenrode.
Recente reacties