Purchase to Pay proces en Process Mining

Wat is het Purchase to Pay proces?

Het P2P proces omvat alle inkoopopdrachten die door een organisatie worden verstrekt aan leveranciers. Bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden, software, inhuur van extra capaciteit, onderdelen of machines. Het proces bestaat uit drie hoofdstappen; bestellen, ontvangen en betalen.

Kijkend naar de betrokkenen dan zijn eigenlijk altijd inkopers of financiële medewerkers betrokken. Daarnaast natuurlijk de persoon die het initiatief tot de inkoop neemt. Denk hierbij aan de inhurende afdeling zijn, IT, facilitair of productieplanning. Daarbij zie je vaak dat het initiatief tot inkoop weer getriggerd wordt vanuit andere afdelingen of disciplines. Bijvoorbeeld de IT afdeling koopt in voor de eigen afdeling maar ook IT middelen voor de rest van de organisatie. Daarmee zie je dat het P2P proces eigenlijk enorm verweven is in de gehele organisatie.

Dat betekent ook dat verbeteringen in het Purchase to Pay proces enorme impact hebben en een grote bijdrage kunnen leveren aan de optimalisatie van de organisatie.

Purchase to Pay en ERP systemen

Voor de uitvoering van het Procure to Pay proces maken veel organisaties gebruik van een ERP systeem of een inkoopsysteem. Dit systeem ondersteunt de verschillende stappen en betrokkenen in het P2P proces. Bij het uitvoeren van de activiteiten worden daarbij timestamps vastgelegd. Dit zijn notaties in het systeem dat gebruikt wordt die aangeven wanneer een activiteit is afgerond. Daarnaast houden ze bij wanneer er wijzigingen in het systeem worden doorgevoerd. Dit betekent dat alle uitgevoerde stappen in het Procure to Pay proces worden opgeslagen in het IT systeem. Het bestand waar deze timestamps in zijn vastgelegd heet ook wel een event log.

Met behulp van de Process Mining software van MonkeyMining kunnen we op basis van deze eventlogs inzicht geven in de procesflow en laten zien hoe het Purchase to Pay proces daadwerkelijk is uitgevoerd. Naast het visualiseren van het proces, kunnen we inefficiënties identificeren, zoals knelpunten, herbewerking, orderwijzigingen en afwijkingen van de standaard.

In MonkeyMiner kun je focussen op de happyflow of bijvoorbeeld de hoofdstroom van het proces. Maar je kunt ook kijken naar de uitzonderingen en afwijkingen. Die inzichten bieden je de mogelijkheden om het proces efficiënter, effectiever en beter beheersbaar te maken.

Visualisaties

Met de intuïtieve, interactieve visualisaties geeft MonkeyMiner je inzicht in alles wat je wil weten over het P2P proces. Je hoeft verbeteringen dus niet meer te baseren op aannames maar kunt ze onderbouwen met data. Dat maakt het identificeren van verbeteringen objectiever, aangezien ze zijn gebaseerd op de feitelijke gegevens uit het ERP systeem. Het is moeilijk om de feiten ter zijde te schuiven.

Door alle betrokkenen inzicht te geven in het hele proces voorkom je ook het denken vanuit het eigen belang of de afdeling. Met Process Mining maak je inzichtelijk wat de consequenties zijn van het optimaliseren van het proces binnen de eigen afdeling. De feiten en inzicht over de afdelingsgrenzen heen zorgen voor meer draagvlak en heldere doelstelling voor het realiseren van verbeteringen.

Automatiseren van Purchase to Pay

Het inzetten van MonkeyMiner helpt daarnaast om te identificeren waar in het P2P proces technologieën als RPA, Machine Learning, Chat bots of AI een rol kunnen spelen. MonkeyMiner helpt je om op onderbouwde manier te beslissen of en welke technologie je het beste waar kunt inzetten. Voorbeelden van geautomatiseerde verbeteringen zijn:

• Een mailbox scannen voor bestellingen en deze invoeren in SAP
• Het automatisch matchen van de inkooporder met de factuur
• Inkooporder genereren na goedkeuring van de aanvraag tot bestellen

Positieve effecten van Process Mining

Het inzetten van Process Mining voor verbetering van het P2P-processen kan positieve impact hebben op:

• Betere relaties met leveranciers – leveranciers hebben geen gedoe vanwege problemen in de inkoopprocessen

• Werkplezier van medewerkers – doordat de inkoop soepel loopt kunnen de medewerkers op het juiste moment beschikken over de zaken die ze nodig hebben

• Betere samenwerking tussen afdelingen – frustratie tussen de verschillende afdelingen wordt geminimaliseerd doordat het inkoopproces goed loopt

• Productiviteit – medewerkers kunnen hun tijd besteden aan het werken voor klanten in plaats van het corrigeren van problemen in het inkoopproces

• Hogere klanttevredenheid – klanten krijgen op het juiste moment de juiste bestelling of services

Samenvattend

Goede interne en externe samenwerking is de sleutel tot een soepel proces van Purchase to Pay. Process Mining geeft je inzicht in het proces en de onderlinge samenwerking. Op basis van de feiten kun je verbeteringen initiëren, volgen en de ROI inzichtelijk maken.