Process Mining vindt zijn oorsprong in Nederland. Eind jaren 90 is het vakgebied ontstaan vanuit auditing. Het begon allemaal eigenlijk met een simpele observatie. In die tijd waren IT systemen sterk in opkomst om de administratie bij te houden. Het vierogen-principe werd in audits gecontroleerd door aan medewerkers te vragen of ze zich daaraan hielden en door steekproeven uit te voeren. De vraag kwam al snel naar boven of het niet logischer was om in het systeem te kijken of de activiteiten door verschillende gebruikers waren uitgevoerd. Met de huidige digitalisering en de verdere ontwikkelingen van Process Mining reiken de mogelijkheden voor auditing veel verder. In dit blog ga ik daar dieper op in.
Auditing om informatie te beoordelen
Een financiële audit is momenteel de enige en meest betrouwbare manier om gepubliceerde informatie van een organisatie onafhankelijk te laten beoordelen. Het doel van een audit is de betrouwbaarheid van processen, naleving van wet- en regelgeving en betrouwbaarheid van de financiële informatie vast te stellen.
Auditcontroles worden periodiek uitgevoerd, vaak eens per jaar. Echter, vanwege de toegenomen complexiteit moet een organisatie continu oog houden voor de betrouwbaarheid van processen en financiële informatie.
De interne audit en Process Mining
Vaak wordt er dan ook gesproken over interne en externe audits. Om de externe audit succesvol af te ronden dient een organisatie een intern auditsysteem op te zetten en uit te voeren. Het interne auditsysteem moet betrouwbaarheid van processen en financiële informatie borgen. Het richt zich vaak op de volgende onderdelen:
- monitoring van factoren die de bedrijfsprestaties beïnvloeden;
- het identificeren van afwijkingen, fouten en misbruik;
- potentiële risico’s te voorspellen en mitigerende maatregelen nemen.
Het interne auditsysteem zorgt ervoor dat de organisatie in control is en snel kan reageren op risico’s of veranderingen. Voor het interne auditsysteem is Process Mining van onschatbare waarden. Het geeft als geen ander inzicht in de processen, afwijkingen, fouten en eventueel misbruik. Daarmee is het een belangrijk instrument voor organisaties om in control te zijn en te blijven.
De externe audit en Process Mining
Om te beoordelen of het bedrijf voldoet aan de normen, zowel financieel als juridisch, vraagt een auditor om toegang tot de betreffende documenten en rapportages. Hij interviewt medewerkers om de processen te begrijpen en een beeld te vormen van de betrouwbaarheid. Op basis van de audit komt hij met suggesties voor verbetering en bevindingen die opgelost moeten worden.
Met de traditionele werkwijze vraagt een audit een enorme inspanning van beide partijen (de organisatie en de auditor). De voorbereiding van de documenten, rapportages, steekproeven, interviews, het kost een hoop geld en moeite van beide partijen. Auditors zouden het werkproces van een organisatie zo min mogelijk moeten verstoren. Echter, in de praktijk zie je dat het er vaak voor zorgt dat de financiële afdeling van de organisatie naast de audit alleen het noodzakelijke kan doen. Alle andere werkzaamheden en projecten staan on hold tot de audit is afgerond.
Zou het niet mooi zijn wanneer er technieken zijn of een andere manier van auditing die de organisatie minder onder druk zet en tot nog betrouwbaarder resultaat leidt?
Stel je voor dat alle data die in de systemen van de organisatie ligt opgeslagen gebruikt kan worden om aan de behoeften van een auditor te voldoen. Zonder dat de auditor wordt bedolven onder de enorme hoeveelheid data. Juist op dat punt kan Process Mining van enorme waarde zijn. Process Mining zet de data om in:
- Een overzicht van de processen;
- Afwijkingen en potentiële risico’s;
- Fouten en mogelijk misbruik of fraude.
Daarnaast kan Process Mining de auditor en de organisatie helpen doordat de toegevoegde waarde van bevindingen en suggesties direct te kwantificeren is.
Process Mining en audit
Process Mining leidt tot vereenvoudiging en verhoging van de kwaliteit van auditing. Wil van der Aalst stelt in zijn onderzoek samen met Deloitte dat Process Mining een nieuwe vorm van auditing mogelijk maakt. In plaats van te werken met een steekproef van een klein aantal gevallen, kan het hele proces en alle cases geanalyseerd worden (Auditing 2.0: Using Process Mining to Support Tomorrow’s Auditor)
Het belangrijkste voordeel is dat Process Mining de mogelijkheid biedt om de echte processen te analyseren in plaats van de veronderstelde. Dit is vooral cruciaal voor de toekomst van auditbedrijven, aangezien procesanalyse en compliance de kern vormen van het auditproces. Bovendien kan Process Mining bijdragen aan ROI-berekeningen en de waarde van een auditor voor het bedrijf kwantificeren. Het doen van steekproeven en handmatig nalopen van de facturen en het proces is een groot deel van het werk van een auditor. Met Process Mining kunt je direct zien hoe een case het proces heeft doorlopen en of deze voldoet aan alle eisen op basis van het bedrag, herkomst en andere kenmerken. Op deze manier zijn steekproeven niet langer nodig en zijn alle afwijkingen inzichtelijk. De auditor kan medewerkers interviewen gericht op de kwaliteitsproblemen in plaats van alleen het opsporen ervan
Meer weten over Process Mining en in de praktijkervaren? Schrijf je in voor onze masterclass.
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder is een technologie ondernemer en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht, Avans Hogeschool en Business University Nyenrode.
Recente reacties