Artikel 3 in de reeks Data Gedreven Bekostiging van de Zorg [lees hier artikel 1] [lees hier artikel 2]
Hoe houden we de bekostiging in de zorg onder controle? Dit is het thema van deze serie blog artikelen, dit artikel is de afsluitende blog in een serie van drie. Deze blog heeft als focus het krijgen van grip op zorgprocessen. De essentie van deze serie is om inzicht te verschaffen in hoe we de komende jaren grip kunnen krijgen en behouden op onze zorgkosten met behulp van data gedreven zorg bekostiging.
We willen meer handen aan het bed. Als we niks doen, hebben we in 2022 een tekort van 125.000 medewerkers in de zorg. Er zijn mensen die zeggen: “de bekostiging, daar maken wij ons op het hoofdkantoor wel druk om. Daar gaan we onze zorgverleners niet mee lastig vallen.” Maar om een goede bekostiging te maken, moet het zorgproces helder en gestroomlijnd zijn. Dus de centrale vraagstelling is: hoe krijgt de zorginstellingen grip op zorgprocessen? De methodiek die hierop antwoord geeft: Process Mining.
Hiervoor moeten we allereerst weten hoe het zorgproces verloopt
Grip op zorgkosten
Bekostiging van de zorg is een complex vraagstuk. De zorgkosten zijn een voortvloeisel uit de acties van zorgverleners. Wil men grip krijgen en houden op de zorgkosten, dan is het zaak om ook grip op zorgprocessen te krijgen. Hiervoor moeten we allereerst weten hoe het zorgproces verloopt.
Wat het voor de zorgregisseurs ingewikkeld maakt is dat iedere zorgverlener het werk anders uitvoert. Daarnaast schetst iedere zorgmedewerker net een ander beeld van het proces:
- knelpunten liggen ergens anders;
- behandeltrajecten zijn meer complex;
- sommige zorgpaden komen ineens bijna niet voor.
Het is nu de kunst om vast te stellen wie er gelijk hebben en wat de beste aanpak is.
Het visualiseren van processen op basis van tijd maakt deze methodiek uniek
Grip op zorgprocessen met Process Mining
Vervolgens kun je hier een prijskaartje aan hangen
Bij het maken van een bekostiging is het allereest belangrijk om de prestaties te begrijpen: hoe ziet het zorgproces eruit? Ervaring leert dat het proces altijd veel meer afwijkingen heeft dan aanvankelijk gedacht. Deze afwijkingen verhogen de risico’s op meer kosten. Daarom is het noodzakelijk om bij het maken van een bekostiging ook aandacht te besteden aan het standaardiseren van het zorgproces.
Als het zorgproces helder is en de eerste verbeterslagen in gang zijn gezet, dan kunnen de prestaties op zo’n manier geclusterd worden dat er homogene groepen ontstaan. Vervolgens kun je hier een prijskaartje aan hangen.
Drie pijlers van bekostiging van de zorg
Voor de volgende drie stappen is Process Mining de aangewezen methodiek om tot het maken van een bekostiging te komen:
- Creëren van inzicht
- Standaardiseren van processen
- Definiëren van prestaties
Stap 1: Inzicht creëren in het zorgproces
Vraag aan 5 zorgverleners hoe de klantreis van een cliënt eruit ziet en je krijgt 5 verschillende antwoorden. Process Mining biedt de benodigde objectieve blik op het zorgproces. Zo kan het antwoorden geven op een breed scala aan vragen:
- Waar komen de wachttijden vandaan?
- Wanneer krijgen cliënten alleen een intake?
- Waar zijn de behandeltijden lang en waar niet?
- Waar worden stappen in het voorgeschreven zorgproces overgeslagen?
- Welke smaken aan zorgprocessen leveren wij allemaal?
- Wie neemt er deel aan welk zorgproces en hoe vaak?
- Waar duurt een overplaatsing lang?
- Wat is er aan de hand met zorgprocessen waarbij cliënten ontevreden zijn?
- Hoe verschilt de zorg voor verschillende cliëntgroepen zich van elkaar?
Doordat je met Process Mining het gehele zorgproces kunt overzien, zijn er veel antwoorden te vinden op deze lange lijst met vragen. En dit is slechts een kleine greep uit de mogelijkheden die Process Mining te bieden heeft.
De eerste sessies met Process Mining in de zorg worden daarom vaak een vragenvuur. Process Mining biedt mensen namelijk een objectieve blik op waar ze zich al jaren hard voor maken. Hierdoor kunnen ze aan de slag met zorgverleners om het proces te verbeteren of te standaardiseren.
Stap 2: Standaardiseren van het zorgproces
Process Mining biedt ook mogelijkheden op het moment dat het nieuwe zorgproces of de nieuwe bekostiging is ingevoerd. Vaak is het lastig om te meten wat er met een procesverandering in de praktijk gebeurt. De realiteit is altijd weerbarstiger dan het model aan de tekentafel.
Met Process Mining kun je bijhouden of iedereen zich houdt aan de gemaakte afspraken. Zo kun je tijdens een gesprek eenvoudig de feiten op tafel leggen en laten zien wat de geleverde prestaties zijn geweest. Op die manier kunnen afwijkingen makkelijker worden verklaard en kan het vizier constructief gericht worden op het vinden van oplossingen. Zo kun je niet alleen de transitie beter beheersen, maar ook een betere gesprekspartner zijn.
Stap 3: Definiëren zorgprestaties
Als het zorgproces in kaart is gebracht en de eerste aanzet tot standaardisatie is gedaan, dan kan er gekeken worden naar een optimale definitie van prestaties. De vraag is hoe je behandelingen moet samenpakken om tot een homogene prestatie te komen. Je wilt dat de geleverde zorg zo min mogelijk afwijkt van de gedefinieerde prestatie. Immers, bij grote afwijkingen zullen ook de kosten sterk afwijken van de inkomsten.
Process Mining biedt inzicht in de verschillende varianten die er bestaan binnen het zorgproces. Een prestatie bestaat meestal uit meerdere behandelingen, uitgevoerd door mensen met verschillende functies – en dus met verschillende kosten. Alleen bij een analyse waarbij het hele proces wordt meegenomen, kan een juiste prestatie definitie worden gecreëerd.
Process Mining laat zien welke zorgpaden het vaakst voorkomen. In samenspraak met de zorgverleners kun je daardoor de meest voorkomende zorgpaden tot prestaties definiëren. Zo weet je van zorgverleners dat cliënten met een bepaald ziektebeeld hele dure behandelingen krijgen. Process Mining kan laten zien welke behandelingen dat zijn, hoe vaak deze voorkomen, in welke volgorde en door wie deze behandelingen worden gedaan. Kortom: geen mening of teveel onderbuik gevoel, maar feiten van het hele proces. Process Mining biedt de zorg de handvaten om de kosten in bedwang te houden en grip op zorgprocessen te krijgen!
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Job Achterkamp
Job Achterkamp is Process and Data Consultant bij onze partner Finext. Job is een echte improver: zijn voldoening is verbetering. Zijn achtergrond in economie en bedrijfskunde combineert hij met ervaring in process mining, software implementatie en procesverbeteringen. Job werkt graag met mensen en met data. Hij is daarbij resultaatgericht en probeert hij de grondoorzaak van problemen te vinden. Zo gebruikt hij zijn kennis van process mining om processen volledig transparant te maken. Hij maakt zichzelf graag overbodig in zijn taken en onmisbaar als mens. Je kan hem het beste omschrijven als: enthousiast, kritisch, sociaal en gedreven.
Recente reacties