Grip op zorgprocessen – artikel 3/3

Grip op zorgkosten

Bekostiging van de zorg is een complex vraagstuk. De zorgkosten zijn een voortvloeisel uit de acties van zorgverleners. Wil men grip krijgen en houden op de zorgkosten, dan is het zaak om ook grip op zorgprocessen te krijgen. Hiervoor moeten we allereerst weten hoe het zorgproces verloopt.

Wat het voor de zorgregisseurs ingewikkeld maakt is dat iedere zorgverlener het werk anders uitvoert. Daarnaast schetst iedere zorgmedewerker net een ander beeld van het proces:

• knelpunten liggen ergens anders;
• behandeltrajecten zijn meer complex;
• sommige zorgpaden komen ineens bijna niet voor.

Het is nu de kunst om vast te stellen wie er gelijk hebben en wat de beste aanpak is.

Stap 1: Inzicht creëren in het zorgproces

Vraag aan 5 zorgverleners hoe de klantreis van een cliënt eruit ziet en je krijgt 5 verschillende antwoorden. Process Mining biedt de benodigde objectieve blik op het zorgproces. Zo kan het antwoorden geven op een breed scala aan vragen:

1. Waar komen de wachttijden vandaan?
2. Wanneer krijgen cliënten alleen een intake?
3. Waar zijn de behandeltijden lang en waar niet?
4. Waar worden stappen in het voorgeschreven zorgproces overgeslagen?
5. Welke smaken aan zorgprocessen leveren wij allemaal?
6. Wie neemt er deel aan welk zorgproces en hoe vaak?
7. Waar duurt een overplaatsing lang?
8. Wat is er aan de hand met zorgprocessen waarbij cliënten ontevreden zijn?
9. Hoe verschilt de zorg voor verschillende cliëntgroepen zich van elkaar?

Doordat je met Process Mining het gehele zorgproces kunt overzien, zijn er veel antwoorden te vinden op deze lange lijst met vragen. En dit is slechts een kleine greep uit de mogelijkheden die Process Mining te bieden heeft.

De eerste sessies met Process Mining in de zorg worden daarom vaak een vragenvuur. Process Mining biedt mensen namelijk een objectieve blik op waar ze zich al jaren hard voor maken. Hierdoor kunnen ze aan de slag met zorgverleners om het proces te verbeteren of te standaardiseren.

Stap 2: Standaardiseren van het zorgproces

Process Mining biedt ook mogelijkheden op het moment dat het nieuwe zorgproces of de nieuwe bekostiging is ingevoerd. Vaak is het lastig om te meten wat er met een procesverandering in de praktijk gebeurt. De realiteit is altijd weerbarstiger dan het model aan de tekentafel.

Met Process Mining kun je bijhouden of iedereen zich houdt aan de gemaakte afspraken. Zo kun je tijdens een gesprek eenvoudig de feiten op tafel leggen en laten zien wat de geleverde prestaties zijn geweest. Op die manier kunnen afwijkingen makkelijker worden verklaard en kan het vizier constructief gericht worden op het vinden van oplossingen. Zo kun je niet alleen de transitie beter beheersen, maar ook een betere gesprekspartner zijn.

Stap 3: Definiëren zorgprestaties

Als het zorgproces in kaart is gebracht en de eerste aanzet tot standaardisatie is gedaan, dan kan er gekeken worden naar een optimale definitie van prestaties. De vraag is hoe je behandelingen moet samenpakken om tot een homogene prestatie te komen. Je wilt dat de geleverde zorg zo min mogelijk afwijkt van de gedefinieerde prestatie. Immers, bij grote afwijkingen zullen ook de kosten sterk afwijken van de inkomsten.

Process Mining biedt inzicht in de verschillende varianten die er bestaan binnen het zorgproces. Een prestatie bestaat meestal uit meerdere behandelingen, uitgevoerd door mensen met verschillende functies – en dus met verschillende kosten. Alleen bij een analyse waarbij het hele proces wordt meegenomen, kan een juiste prestatie definitie worden gecreëerd.

Process Mining laat zien welke zorgpaden het vaakst voorkomen. In samenspraak met de zorgverleners kun je daardoor de meest voorkomende zorgpaden tot prestaties definiëren. Zo weet je van zorgverleners dat cliënten met een bepaald ziektebeeld hele dure behandelingen krijgen. Process Mining kan laten zien welke behandelingen dat zijn, hoe vaak deze voorkomen, in welke volgorde en door wie deze behandelingen worden gedaan. Kortom: geen mening of teveel onderbuik gevoel, maar feiten van het hele proces. Process Mining biedt de zorg de handvaten om de kosten in bedwang te houden en grip op zorgprocessen te krijgen!