Hoe krijg je grip op het financiële proces?
Financiële problemen voor organisaties beginnen vaak bij de cashflow. Als de omzet of budgetten naar beneden gaan vertaalt dat zich naar minder inkomsten en moet je de uitgaven snel aanpassen om niet in de problemen te komen. Meer dan 40% van de faillissementen wordt veroorzaakt door gebrek aan cashflow. Goede processen en procedures voor debiteuren en crediteuren kunnen voorkomen dat je cashflow problemen krijgt. Het belangrijkste doel is om een neutrale tot negatieve cash-conversiecyclus te bereiken. Dat betekent het verminderen van het aantal uitstaande dagen, het verminderen van de voorraad in bewaring en het verhogen van het aantal uitstaande dagen.
Dit lukt alleen wanneer je processen voor debiteuren en crediteuren zo ingericht dat je betalingen zo ver mogelijk uitstelt. Elke vorm van onnodige uitgaven wordt uitgesloten, het innen van vorderingen te versnellen en dubieuze debiteuren te minimaliseren.
Crediteuren – Purchase to pay
Een van de meest voorkomende gebieden waar je als bedrijf zonder het te weten geld verliest, is bij dubbele facturen. Dubbel betalingen vinden bijvoorbeeld plaats wanneer er facturen worden ontvangen d.m.v. diversen kanalen en er afwijkingen zijn in de inkoop of opdrachtnummers. De financiële betalingen worden tweemaal uitgevoerd. Dit valt vaak pas op na enkele weken, maanden of zelfs helemaal niet. Met MonkeyMiner kun je problemen in je betalingsprocessen inzichtelijk maken en je financiële processen zo inrichten dat de daarbij toebehorende problemen voorkomen zal worden. Process Mining maakt dubbele facturen zichtbaar. Hiermee analyseer je wat de oorzaken zijn, zodat je desbetreffende maatregelen kunt gaan nemen. Op deze manier zal een dubbele betaling in het vervolg niet meer voorkomen.
MonkeyMiner helpt bedrijven ook om het betaalmoment te optimaliseren. Dit gebeurt door haalbare betalingstermijnen te analyseren en het meest gunstige betaalmoment te bepalen. Op sommige facturen is bijvoorbeeld een betaalkorting mogelijk als de betaling wordt gedaan vóór een bepaalde vervaldatum. Of er geldt dat er meer betaald moet worden na een bepaalde termijn. Door elke factuur binnen een bedrijf te volgen, kan de Process Mining technologie ondersteuning bieden door te beslissen welke optie het meest financiële voordeel heeft. Ofwel het realiseren van de betaalkorting, of het uitstellen van de betaling tot de vervaldatum.
Op basis van onze ervaring zijn veel bedrijven niet op de hoogte van de besparingen die je met het goed inrichten en optimaliseren van het betaalproces kunt realiseren. Onder onze klanten zien we dat een besparing van 2-4% op de betalingen mogelijk is zonder significante investeringen.
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Debiteuren – Order to cash
Het is ook belangrijk dat bedrijven nauw samenwerken met hun klanten om ervoor te zorgen dat betalingen zo snel mogelijk worden gedaan. Twee aspecten zijn doorslaggevend: ten eerste, hoe kunnen we onze facturering en incasso verbeteren? Ten tweede, hoe kunnen we ons risico minimaliseren en zoveel mogelijk achterstallige en risicovolle vorderingen toch betaald krijgen? MonkeyMiner biedt volledige transparantie en inzicht in betalingsrisico’s. Bijvoorbeeld door bij klanten te benadrukken dat zij zich bevinden in industrieën of regio’s die niet zo zwaar worden beïnvloed door economische omstandigheden.
Dit betekent dat de kans om op tijd betaald te worden groter is en je minder aandacht aan deze groep debiteuren hoeft te besteden. Op basis van de resultaten van MonkeyMiner kun je het betalingsgedrag van klanten verbeteren. Dit kan bijvoorbeeld door betere condities te bieden (een betaalkorting) bij een eerdere betaling. Daarnaast geeft MonkeyMiner je inzicht in het historisch betalingsgedrag. Je kunt afwijkingen signaleren of juist inspelen op het betaalgedrag door op het juiste moment je factuur te sturen. Algemeen geldt dat hoe eerder er betaald wordt, hoe lager het risico en hoe eerder je in staat bent om het risico te signaleren.
Samenvattend, Process Mining is een essentiële techniek om je betaal-, facturatie- en incasso-processen te optimaliseren. Dat leidt tot effectieve en efficiënte processen waarbij de risico’s worden geminimaliseerd, de manier om cashflow en financiële problemen te voorkomen!
Lees onze blog over het Order to Cash proces eens voor meer informatie hierover.
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder is een technologie ondernemer en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht, Avans Hogeschool en Business University Nyenrode.
Recente reacties