Business Intelligence en Process Mining zijn twee verschillende zaken. Maar wat is dan het verschil?
Business Intelligence systemen worden gebruikt voor het bewaken en monitoren van de presentaties van je processen. Vaak noemen we dit (Key) performance indicator, ofwel KPI’s. Maar wat als een proces of afdeling een KPI niet weet te behalen? Hoe kom je er achter welke activiteit in een proces de oorzaak is van het teleurstellende resultaat bij de betreffende KPI? Waar moet je een maatregel implementeren om de prestatie te verbeteren? Allemaal vragen die je kunt afleiden uit je prachtige BI dashboard maar hoe kom je aan antwoorden op deze vragen?
Wat is het nut van Business Intelligence tools
Business Intelligence tools streven naar betere besluitvorming en bieden monitoring van KPI’s. Met technologie als Microsoft PowerBI, Tableau en Qlik is het eenvoudig om dit soort mooie dashboards te maken. Als mensen voor het eerst kennismaken met Process Mining hebben ze dan ook al snel de associatie met Business Intelligence.
Namelijk een organisatie ondersteunen in het verbeteren van haar presentaties. Maar er zit een groot verschil in beide technieken. Bij een BI project gaan organisaties er vaak vanuit dat bedrijfsprocessen bekend zijn of worden uitgevoerd zoals ze ooit op papier zijn bedacht. Maar zelfs de processen met goed gedocumenteerde processen en beschreven protocollen gaan in de praktijk vaak anders dan bedacht aan de tekentafel. BI tools laten je in dat geval zien dat er iets is fout gegaan of niet verlopen is zoals verwacht. Maar waarom iets niet gaat zoals gewenst kan een BI tool niet voor je beantwoorden.
Vervolgens gaan organisaties opzoek naar een oplossing voor het probleem. Veelal zie je dat vanuit verschillende invalshoeken en medewerkers verschillende ideeën zijn voor verbetering. Het is heel lastig om vanuit de meningen en input van medewerkers te bepalen wat echt een goede oplossing is. Een meer gestructureerde aanpak zoals bijvoorbeeld Lean of Six Sigma kan helpen om een betere keuze te maken. Meten is immers weten volgens deze aanpakken. Dus brengen we het proces in kaart met brown paper en bepalen een meetplan om het probleem, de oorzaak en de oplossing scherp te krijgen. Maar wat je eigenlijk nodig hebt is een op data gebaseerd aanpak om het werkelijke proces, de werkelijke knelpunten en oorzaken in beeld te krijgen.
Hoe helpt Process Mining bij Business Intelligence?
Process Mining is een techniek die je inzichten geeft in end-to-end processen. Het detecteert bottlenecks, laat je bijvoorbeeld dingen als wachttijden, overprocessing en livelocks. Process Mining helpt je bij het ontcijferen van het complexe bedrijfsproces waar je vaak verschillende systemen voor gebruikt en waar veel interactie is tussen collega’s, afdelingen of zelfs verschillende organisaties. Je krijgt dus naast inzicht over prestaties ook inzicht in wat er zich achter deze KPI afspeelt en hoe je het bedrijfsproces kunt aanpassen om continue beter scores te behalen bij jullie KPI’s.
Process Mining en Business Intelligence in de praktijk
Oke we zien dat het mis gaat, maar wat is er eigenlijk aan de hand? Hoe kunnen we dit in de toekomst voorkomen?
Een goed voorbeeld hiervan is een case die wij bij een ziekenhuis uit de randstad aan de hand hadden. Met een BI tool was er veel tijd en resources geïnvesteerd in een mooi dashboard en live koppelingen met verschillende applicaties. Dit resulteerde in een actueel overzicht om patiënt aantallen door het ziekenhuis heen te monitoren. Als het ware een cockpit waarin je de actuele stand van het ziekenhuis kunt bekijken en zelfs op maatschap niveau kunt inzomen. Een prachtige stap om zorgprofessionals, ondersteunende diensten en een BI afdeling te laten samenwerken. Het dashboard zorgde voor een inzicht waar lange tijd behoefte voor was maar wat niemand kon leveren. Daarnaast hadden specialisten en ondersteunende diensten een middel om met elkaar het gesprek aan te gaan.
Echter na een aantal overleggen tussen de verschillende rollen over ‘lampjes op rood’ in het dashboard ontstond er discussie. Was men wel de juiste KPI’s aan het monitoren, is de data wel correct of gaat het proces niet goed. Het hoofd van de ondersteunende diensten zei: “oke we zien dat het mis gaat, maar wat is er eigenlijk aan de hand? Hoe kunnen we dit in de toekomst voorkomen?”
Process Mining gaat verder waar Business Intelligence stopt
Dit is een typisch geval waar BI stopt en Process Mining verder gaat. Er was behoefte om achter het dashboard te kijken. De data te onderzoeken om zo te bekijken waar het in het proces mis gaat en hoe dit in de toekomst kon worden voorkomen. Process Mining bleek de oplossing en na het Minen werden bottlenecks zichtbaar. Hierdoor was er geen goede doorstroom en ontstonden er onnodige wachttijden. Met verschillende Lean technieken is men met de output uit het Process Mining traject aan de slag gegaan. Na het implementeren van deze verbeteringen sprong het dashboard lampje op groen!
Dit soort BI trajecten komen we bij verschillende organisaties tegen van ziekenhuizen tot gemeenten en provincies. Maar ook commerciële instellingen zoals banken, verzekeraars en handel en productiebedrijven.
Zijn Business Intelligence tools dan onzin?
Mijn conclusie is dat BI tools een goed middel zijn voor dashboarding en KPI monitoring. Veel organisaties hebben hier al flinke stappen ingezet en dashboards worden vaak al geaccepteerd op de werkvloer. Maar Process Mining is een andere tak van sport. Je kunt het zien als verdieping op je BI project maar juist ook als startpunt voor BI. Op dat laatste ga ik in een volgend blog dieper in. Maar in ieder geval legt process mining de werkelijke bedrijfsprocessen bloot en is het startpunt voor verbetering. Je kunt achterhalen waar het mis gaat en het helpt je hoe je de problemen structureel kunt oplossen.
Zelf aan de slag met Process Mining? Meld je aan voor onze Masterclass.
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder is een technologie ondernemer en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht, Avans Hogeschool en Business University Nyenrode.
Recente reacties