Automated Process Discovery is een uitkomst voor iedereen die weleens een procesdiagram heeft gemaakt. Je weet dan ongetwijfeld hoe lastig het is om dit proces nauwkeurig te documenteren. Processen lopen vaak anders dan vooraf gedacht en mensen hebben een subjectieve kijk op werkzaamheden binnen een proces waar ze betrokken bij zijn. Door de steeds verder gaande automatisering en toenemende complexiteit van processen wordt het voor betrokkenen steeds lastiger om processen goed te kunnen beschrijven.
Automated Process Discovery is een manier die je enorm kan helpen bij het in kaart brengen van deze procesdiagrammen. Het zorgt er voor dat je het huidige proces in kaart brengt inclusief alle varianten die binnen een organisatie voorkomen. Automated Process Discovery is ook bekend onder de naam Process Mining.
Maar je kunt deze techniek ook gebruiken bij het verhogen van productiviteit, het implementeren van nieuwe systemen, of juist het uitzetten van deze systemen en het beschermen kennis binnen je organisatie.
Waarom zou u deze techniek moeten gebruiken om uw organisatie te verbeteren?
Business Process Management initiatieven
Vaak staan nieuwe strategische plannen of een andere koers van de organisatie aan de basis van Business Process Management initiatieven. Als u echter iets wilt wijzigen aan de huidige manier van werken is het van belang om goed inzicht te hebben hoe een proces op dit moment werkt.
Op basis van dit inzicht kunt u verbeter initiatieven starten. Het goed inzicht krijgen in het huidige proces stelt u in staat om:
- De best practices van het huidige proces over te nemen;
- Gebruik te maken van lessons learned; wat moet je vooral niet overnemen;
- Monitoren van de verbeteringen; het dient als 0-meting;
- Verbeteringen te implementeren zonder het probleem te verplaatsen;
- Te verbeteren op basis van wat je al hebt.
Automated Process Discovery en/of Process Mining is een essentiële tool om totale transparantie in je proces te krijgen. Je kunt zien waarom iets wel of juist niet werkt.
Wil je weten meer weten over Process Mining?
Schrijf je in voor onze gratis Masterclass Process Mining.
Verhogen van de productiviteit
Als mensen effectiever hun werkzaamheden kunnen uitvoeren heeft dat een positief effect op de productiviteit wat er weer toe leidt dat het resultaat van de organisatie beter wordt. Het tegenovergestelde is echter ook waar. Bij organisaties waar processen niet goed verlopen is er vaak slechte communicatie, chaos op de werkvloer, hoge werkdruk en een laag moreel bij de medewerkers.
Met Process Mining kun je dit aanpakken, denk aan:
- Het efficiënt en effectieve werkverdeling binnen een team of afdeling;
- Reduceer het aantal overdrachten tussen de verschillende rollen of zelfs processen;
- Inzicht of de medewerkers de juiste activiteiten uitvoeren;
- Verwijderen van dubbele werkzaamheden in het proces;
- Voorkomen van over of ondercapaciteit bij verschillende activiteiten;
- Balanceren van de capaciteit voor piekbelasting of seizoensinvloeden;
- Oplossen van knelpunten of bottlenecks.
Een van onze best practices is om de resultaten van Automated Process Discovery mee te nemen naar interactieve workshops met de teamleden. Tijdens deze workshop gaan we door de analyse resultaten heen en helpen de teamleden het proces te verduidelijken.
De resultaten van deze workshop zorgen er voor dat je aan de slag kunt met proces verbeteringen, standaardwerkprocedures kunt implementeren of de balans in het team kunt aanpassen.
Nieuwe systemen implementeren of oude systemen uitschakelen
Technologie verandert snel, dus om concurrerend te blijven moet een organisatie zich snel kunnen aanpassen. Hierdoor is er de constante behoefte om IT systemen te veranderen, nieuwe systemen te implementeren en afscheid te nemen van oude systemen.
Dit kan een erg kostbare exercitie zijn, we lezen dan ook vaak over IT projecten rond nieuwe systemen die zwaar uit budget lopen of deadlines die niet gehaald worden.
Automated Process Discovery software kan je helpen om dit soepeler te laten verlopen. Door de inzet van deze techniek is het mogelijk om te ontdekken hoe deze systemen binnen uw organisatie worden ingezet. Denk aan:
- Hoe gebruiken werknemers het systeem?
- Welke werknemers gebruiken het systeem?
- Voor welke activiteiten biedt het systeem niet de juiste ondersteuning?
- Tussen welke activiteiten zitten grote wachttijden?
- Welke data transacties zijn er tussen verschillende systemen?
- Welke vertragingen zijn er door inefficiënte integratie tussen systemen?
Snel stroomlijnen van bedrijfsprocessen
Indien een bedrijfsproces niet optimaal loopt en er is de behoefte om snel en eenvoudig knelpunten op te sporen dan is Automated Process Discovery een juiste keus. Het is mogelijk om te onderzoeken waar er zich problemen voor doen. Doordat je geen tijd hoeft te besteden aan het in kaart brengen van het proces kun je je focussen op het verbeteren van de toekomstige situatie. Denk hierbij aan het toepassen van Lean technieken om waste uit het proces te halen. Denk aan het:
- Voorkomen van handmatige activiteiten;
- Verwijderen van dubbel werk;
- Oplossen van bottlenecks;
- Terugbrengen van rework.
Automated Process Discovery software analyseert data automatisch om je te helpen deze activiteiten op te sporen. Het laat verschillende procesvarianten zien en toont het meest gebruikelijke procespad. Dit maakt het eenvoudig om inefficiënties in het proces te ontdekken.
Vervolgens kun je samen ondersteund door de software aan de slag met het optimaliseren van verwerkingstijden, het bepalen van de snelste paden, en het identificeren van stappen die geen waarde toevoegen om ze vervolgens te voorkomen.
Interne kennis beschermen
Kennis is binnen een organisatie minimaal net zo belangrijk als alle goederen die geproduceerd worden of diensten die geleverd worden. Het draait om de kennis van werknemers over het uitvoeren van taken of de stappen die nodig zijn om een proces te voltooien en te zorgen voor tevreden klanten.
Vaak zijn de details over het uitvoeren van deze taken niet of slecht gedocumenteerd. Het verliezen van deze informatie kan grote gevolgen hebben. Dit kan er voor zorgen dat er sprake is van werkonderbrekingen, trage doorlooptijden of chaos op de werkvloer. Al met al heeft dit een negatieve invloed op de dienstverlening naar klanten.
Automated Process Discovery maakt zichtbaar hoe medewerkers taken uitvoeren. Bovendien laat het zien wie de meest productieve teamleden zijn, waardoor je met deze medewerkers kunt kijken naar best practices. Het is ook mogelijk om werkzaamheden te vergelijken tussen verschillende teams, afdelingen of zelf regio’s.
De informatie die je ontdekt met Automated Process Discovery kun je gebruiken voor de documentatie van de werkzaamheden, omschrijving van rollen en vastlegging van verantwoordelijkheden. Het helpt je om duidelijkheid te verschaffen over de manier waarop kritieke processen afgehandeld worden. Het geeft een 360 graden perspectief over het functioneren van een bepaalde groep medewerkers waardoor de kennis over bedrijfsprocessen toeneemt!
Automated Process Discovery / Process Mining heeft vele toepassingsmogelijkheden. Echter het meest effectief is Automated Process Discovery bij continu gebruik. Denk aan het beoordelen, bewaken en verbeteren van bedrijfsactiviteiten.
Heb je interesse gekregen in Automated Process Discovery / Process Mining? Neem dan contact met ons op voor een demo of neem deel aan onze gratis Process Mining Masterclass.
Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?
Schrijf je in voor de gratis Masterclass!
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder is een technologie ondernemer en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht, Avans Hogeschool en Business University Nyenrode.
Recente reacties